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在会议活动的停止时期，会议组织者的任务将接受严厉的考验。秘书必需要细心反省，才干保证本人良好地执行一切为会议活动而制定的缜密方案。 会议活动公司 认为，在会议活动停止时期次要有以下任务：

1、接待会议来宾
作为比拟正式的会议活动，与会者中往往有一些重要的来宾列席，迎接会议成员或来宾是会议活动组织中表达良好志愿的重要表现。接待来宾不只仅限于在会议入口处签到，还需求将一些主人迎人休息室，并热情地将宾客做互相引见，陪同他们一同进入会议室。假如宾客众多，可以先引导进入衣帽间。再引导至签四处，初陪同进入会场。

2、与会者签到。
了解与会者到会的状况，除了报到时停止报到注销外。在正式闭会时进入会场时往往还要停止一次签到。这样可以知道与会者是否真正到会。特别是有些重要的会议活动，需求到达一定人数，会议的表决才有效时，签到就尤其显得重要了。签到的办法有电子签到和手工签到两种。

3、会议时期的协调任务
会议正式开端后，会议的主体是会议主席和与会者，但秘书作为会议的组织者还要做很多的协调任务。这些任务有：
①为大会的担任人、会议掌管人或其他与会者处置他们提出的特殊要求。
②为会议的录音、录像任务做好技术保证。
③依据报到表印发与会者的通讯录。
④搜集大会的旧事音讯并打印成简报，并将简报分发给与会者。
⑤复印会议文件材料。

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